Cách viết email chuyên nghiệp

0

Cách viết email chuyên nghiệp – Form email thường sử dụng

Cách viết email chuyên nghiệp thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp trong công việc, một người có khả năng giao tiếp tốt. Bạn tạo dựng được uy tín và sự tin tưởng từ cấp trên từ đối tác. Ngày nay email càng được sử dụng nhiều trong công việc nên biết cách viết email chuyên nghiệp là công cụ để bạn phát triển.

Cách viết email chuyên nghiệp
Viết email chuyên nghiệp

Cấu trúc của một email:

Mục 1. Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, Cc Bcc cho người có liên quan

Mục 2. Chủ đề: Suy nghĩ chủ đề phù hợp với nội dung thư, ngắn gọn

Mục 3. Lời chào: Kính gửi:… ; Dear ….

Mục 4. Nội dung: Cần gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó, mạch lạc nên gạch đầu dòng từng ý…

Mục 5. Chứ kỹ: Có thể có lời cảm ơn, thông tin cá nhân, bộ phận hoặc công ty của bạn để thuận lợi cho người nhận email liên hệ.

Mục 6. File đính kèm: Đính kèm tài liệu cần thiết cho mục đích giải quyết vấn đề hay chỉ đơn giản là thiệp chúc mừng…

Cách viết email chuyên nghiệp
Viết email chuyên nghiệp

Cách viết email chuyên nghiệp:

Nguyên tắc 1. Suy nghĩ kỹ khi viết và trước khi gởi.

Trước khi viết một email mới bạn cần nghĩ kỹ về những gì bạn muốn người nhận đọc được, đừng cố suy nghĩ họ cũng giống mình mà hãy nghĩ họ cần gì từ bạn. Trước khi email được gởi đi hãy kiểm tra lại cẩn thận các lỗi chính tả, file đính kèm, cấu trúc, địa chỉ người nhận tránh gởi nhầm vì bạn có thể làm lộ bí mật của bạn cho người thứ ba.

Nguyên tắc 2. Viết ngắn gọn, dễ hiểu, xúc tích

Đừng tỏ ra bạn là người văn hay chữ tốt mà viết một email dài dòng nhưng ý nghĩa thực sự của nó chỉ đơn giản là “tôi muốn bạn gặp tôi lúc 8:00 am ngày mai”. Nhìn vào một email dài hàng trăm từ là bạn đã cảm thấy không muốn đọc rồi chứ đừng nói đến phải hiểu nó viết gì.

Làm lãng phí thời gian của người nhận và của chính mình là bạn đang đánh mất tính truyền tải thông tin nhanh chóng của email. Hãy viết tập trung vào vấn đề cần nói, viết rõ ràng xúc tích là bạn đã được người khác đánh giá cao về khả năng giao tiếp.

Nguyên tắc 3. Không viết tắt

Đối với các email quan trọng đặc biệt là viết email xin việc, email gửi tới đối tác làm ăn, email cảm ơn tuyệt đối “không viết tắt”. Vấn đề xảy ra là bạn có thể làm cho người nhận không hiểu vấn đề bạn đang đề cập hoặc tệ hơn là hiểu sai vấn đề. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn không chuyên nghiệp, hoặc đánh fail bạn bởi những từ viết tắt trong email của bạn. Một email cảm ơn sẽ bị giảm giá trị bởi những từ viết tắt và đối tác đánh giá bạn không chuyên nghiệp.

Cách viết email chuyên nghiệp
Viết email chuyên nghiệp

Nguyên tắc 4. Chào hỏi và cảm ơn

Bạn cần phải biết đối tượng nhận email là ai để sử dụng từ ngữ thích hợp dù là lời chào mở đầu email hay lời chào kết thúc. Mở đầu bằng “Dear” cùng với tên người nhận (xem trong địa chỉ email người nhận) bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng đối với những email cần sự trang trọng là phù hợp nhất.

Cấu trúc mở đầu: Dear + Ms (phụ nữ) hoặc Mr (nam giới) + tên người nhận

Trong trường hợp không biết tên người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc “ngày mới tốt đẹp”Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” “chào buổi sáng”… để mở đầu.

Cách viết email chuyên nghiệp
Viết email chuyên nghiệp

Cấu trúc kết thúc: Thanks and best regards hoặc Kind regards hoặc Regards hoặc Best

Nên nhớ là lời chào và lời kết nên tương ứng. Với email trang trọng, có thể dùng “Kind regards”, gần gũi hơn có thể dùng “Regards” hoặc “Best” cho lời kết hay “Thanks and best regards”, cũng có thể là “Thanks a lot” hoặc “Thank you very much”.

Trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô phù hợp.

Nguyên tắc 5. Mở đầu – thân bài – kết thúc

Một email chuẩn cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc. Mục đích của email nên viết rõ ràng trong phần thân. Phần mở đầu và kết thúc không quá dài, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

Cách viết email chuyên nghiệp
Viết email chuyên nghiệp

Nguyên tắc 6. Đừng hỏi người nhận bạn cần phải gì

Hãy làm chủ email của mình. Tránh  hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không?”, “Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?” “Tôi có viết sai gi không?”…

Nguyên tắc 7. Tránh úp mở hay bỏ lửng

Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm, châm biếm, khiếm nhã hay bất lịch sự. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư không lịch sự thì bạn vẫn cần trả lời thư một cách lịch sự. Cũng cần tránh các câu hỏi quá gay gắt không cần thiết những câu hỏi này cho thấy sự thiếu tinh tế trong giao tiếp.

Nguyên tắc 8. Cẩn thận với chức năng CC BCC Reply All

Cc, Bcc cho người bạn mà bạn cần họ thấy email đó đã được gởi cho người nhận chủ yếu. hoặc cho họ biết các thông tin liên quan đến họ. Reply All trong trường hợp email mang thông tin cho tất cả người nhận. Nếu email reply cho 1 hoặc 1 số người mà không phải tất cả thì cần reply cho những người đó.Tránh gây phiền phức vì những email không đúng chủ (email rác).

Cách viết email chuyên nghiệp
Viết email chuyên nghiệp

Nguyên tắc 9. Gửi file đính kèm

Cần tìm hiểu xem liệu bạn gửi file đính kèm cho người nhận máy họ có đọc được hay không hoặc cần chắc rằng các file đính kèm không gây hại cho máy tính họ (đặc biệt là file .rar).

Nguyên tắc 10. Xin lỗi

Nếu bạn reply email cho người nhận trễ cần xin lỗi hay email của bạn có thể làm phiền người nhận thì cần xin lỗi họ trước. Tốt nhất trả lời thư sớm nhất có thể.

Nguyên tắc 11. Tránh gởi thư mới cùng chủ đề

Hãy reply các thư cùng chủ đề. Tránh gởi thư mới cùng chủ đề mà trước đó đã có email qua lại. Người nhận không muốn thấy hộp thư đến của mình toàn email cùng một chủ đề mà bạn gởi tới. Tốt nhất là chủ đề nào Reply chủ đề đó.

Nguyên tắc 12. Chữ ký

Chữ ký không theo nguyên tắc nhất định nào. Bạn có thể viết tên mình đầy đủ hay tên và tện lót một số có thêm số điện thoại, hoặc chức vụ công việc hiện tại… ví dụ:

Cách viết email chuyên nghiệp
Viết email chuyên nghiệp

12 nguyên tắc trên sẽ giúp bạn biết cách viết email chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng hay các đối tác làm ăn và nó cũng rèn luyện khả năng giao tiếp một cách lịch sự chuyên nghiệp trong thời kỳ công nghiệp hóa như hiện nay. Chúc các bạn thành công!

Chia sẻ