Trong môi trường làm việc với Workspace, chắc nhắn bạn sẽ nghe qua Google Docsuments. Chính vì thế, trong bài viết này, ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn tất tần tật các hướng dẫn sử dụng Google Docs hiệu quả và đơn giản nhất cho người mới khởi đầu.
Google Docs là gì?
Google Docs là một trình xử lý văn bản dựa trên net miễn phí được Google phân phối như một phần của bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh – Google Drive – để cạnh tranh với Microsoft Workplace. Các dịch vụ chính khác có trong bộ ứng dụng dựa trên đám mây là Trang tính (Excel) và Trang trình bày (PowerPoint).
Google Docs có sẵn trên tất cả các thiết bị và nền tảng. Không những thế, nó còn support một số loại tệp khác nhau, bao gồm .doc, .docx .txt, .rtf và .odt, giúp bạn dễ dàng xem và chuyển đổi các tệp Microsoft Workplace trực tiếp từ Google Drive.
Ngoài ra, vì Docs là một trình xử lý văn bản trực tuyến, bạn có thể share và hợp tác với nhiều người trên cùng một tài liệu, theo dõi các bản sửa đổi, thay đổi và đề xuất tất cả trong thời gian thực.
Phương pháp tạo tài khoản sử dụng Google Docs
Trước khi có thể sử dụng Google Docsuments, bạn phải đăng ký tài khoản Google (tài khoản @gmail). Nếu bạn đã có tài khoản, vui lòng chuyển sang phần tiếp theo. Nếu không, chúng tôi sẽ xem xét hướng dẫn đơn giản để tạo tài khoản Google và giúp bạn xây dựng Tài liệu.
Bước 1: Truy cập tại đây, và nhấp vào Tạo tài khoản > Cho bản thân tôi.
Bước 2: Trên trang tiếp theo, bạn sẽ cần phân phối một số thông tin để tạo tài khoản, chẳng hạn như họ và tên, tên user và mật khẩu. Sau đó nhấp Tiếp theo.
Bước 3: Tiếp theo, bạn phải xác minh số điện thoại của mình để đảm bảo bạn là người thực sự chứ không phải máy tính.
Bước 4: Sau khi bạn xác minh số điện thoại của mình, các trang tiếp theo yêu cầu bạn phân phối địa chỉ mail khôi phục, ngày sinh và giới tính cũng như đồng ý với tuyên bố về quyền riêng tư và điều khoản dịch vụ. Sau khi hoàn thiện, bạn đã có tài khoản mail mới của mình.
Phương pháp sử dụng Google Docs trên máy tính
Phương pháp tạo trang mới trong Google Docs
Bước 1: Truy cập Google Docsuments tại đây.
Bước 2: Nhấp vào dấu cộng như hình dưới để tạo tài liệu mới.
Phương pháp mở file với Google Docs
Khi nhập tài liệu Phrase, bạn có thể sử dụng Google Tài liệu hoặc Drive để tải tệp của mình lên. Cả hai phương pháp đều cho phép bạn kéo và thả tệp từ máy tính của mình trực tiếp vào trình duyệt net để tải lên dễ dàng
Bước 1: Truy cập Google Drive tại đây.
Bước 2: Tại màn hình chính, nhấp chuột trái vào tài liệu bạn muốn mở bằng Google Docs > Mở bằng > Google Tài liệu.
Hướng dẫn kiểm tra chính tả trong Google Docs
Bước 1: Chọn Tool (Software) > Chính tả và ngữ pháp (Spell) > Kiểm tra chính tả và ngữ pháp (Spell tra cứu).
Bước 2: Một thanh tool sửa chính tả và ngữ pháp sẽ hiện ra, bạn sẽ được gợi ý để sửa chính tả của bài viết.
Hướng dẫn share file Google Docs với người khác
Bước 1: Nhấp vào nút Share ở trên cùng bên phải màn hình.
Bước 2: Google Docs cho phép bạn share nội bộ với một vài người hoặc công khai tài liệu của mình bằng hướng dẫn:
- Ở ô Share với mọi người và nhóm: Nhập mail người bạn muốn share và nhấp Xong.
Ngoài ra, khi nhấp vào ô Nhận đường liên kết, bạn có thể chỉnh sửa mức độ tác động của (những) user được share đối với tệp khi bạn chọn một trong các tùy chọn sau:
- Tắt: Share bị tắt. Nếu trước đó bạn đã share một liên kết với người khác, liên kết đó sẽ không hoạt động nữa và thu hồi bất kỳ quyền nào mà họ từng có.
- Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa: Cấp cho user được share quyền đọc / ghi đầy đủ.
- Bất kỳ ai có liên kết đều có thể nhận xét: Cho phép user được share để lại nhận xét nếu muốn.
- Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem : Người được share chỉ có thể xem tệp, nhưng không thể chỉnh sửa tệp theo bất kỳ hướng dẫn nào.
Làm sao để thấy được những thao tác chỉnh sửa trên Google Docs
Để xem danh sách tất cả các thay đổi gần đây:
Phương pháp 1: Chọn Tệp (File) > Lịch sử phiên bản (Model Historical past) > Xem Lịch sử Phiên bản (See Model Historical past)
Phương pháp 2: Nhấp cùng lúc Ctrl + Alt + Shift + H (Home windows) hoặc command + possibility + Shift + H (MacBook).
Gợi ý chỉnh sửa văn bản trên Google Docs
Nếu bạn là chủ sở hữu của một tài liệu và muốn hợp tác viên phải đề xuất các chỉnh sửa cho tệp của bạn (thay vì trực tiếp chỉnh sửa chúng), bạn có thể đặt quyền truy cập thành Đề xuất.
Điều này cho phép những người khác thực hiện chỉnh sửa tài liệu mà không phải sợ về việc người khác làm xáo trộn tệp của bạn. Khi hợp tác viên thực hiện chỉnh sửa, chủ sở hữu sẽ nhận được thông báo qua mail về nội dung chỉnh sửa và có thể chọn giữ hoặc hủy thay đổi.
Ở trên cùng bên phải, nhấp vài biểu tượng cây bút, sau đó chọn Đề xuất.
Đếm trang, hàng và ký tự với Google Docs
Theo mặc định, Google Tài liệu không hiển thị số từ hoặc số trang. Vì vậy, nếu bạn có hạn chế từ nghiêm ngặt cho một bài tập hoặc muốn theo dõi số lượng bạn viết, có 2 hướng dẫn dưới đây có thể giúp bạn làm được điều này.
Phương pháp 1: Chọn Tool (Instruments) > Đếm từ (Phrase rely).
Phương pháp 2: Nhấn Ctrl + Shift + C trên Home windows hoặc Command + Shift + C trên MacBook.
Hướng dẫn thêm số trang trong Google Docs
Số trang là một tool trực quan được sử dụng để cho người đọc biết họ đang xem trang nào. Chúng cũng giúp bạn sắp xếp các tờ giấy và đặt chúng theo thứ tự thích hợp sau khi in. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Chọn Chèn (Insert) > Số trang > Chọn một trong hướng dẫn đặt số trang bạn thích.
Căn chỉnh lề trong Google Docs
Lề là khoảng trắng bao quanh tài liệu của bạn ở tất cả các bên. Bởi vì lề tạo ra một đường viền vô hình, khi bạn giảm kích thước lề, bạn sẽ tăng lượng không gian có thể sử dụng trên trang. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Chọn Tệp (File) > Xây dựng trang (Web page Setup).
Bước 2: Tiến hành chỉnh sửa, căn lề cho file Doc của bạn và nhấp OK.
Hướng dẫn thêm Textual content Field trong Google Docs
Thêm hộp văn bản vào Google Tài liệu là một hướng dẫn tuyệt vời để làm nổi bật thông tin thích hợp và thu hút sự quan tâm đến các phần tử cụ thể của tài liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Chọn Chèn (Insert) > Bản vẽ (Drawing) > Mới (New).
Bước 2: Nhấp vào biểu tượng hộp văn bản trong thanh thực đơn > Kéo thả để tạo một hộp văn bản trong không gian được phân phối > Thêm văn bản bạn muốn.
Hướng dẫn thêm bảng trong Docs
Bảng là một trong những tool trực quan hoá nội dung tốt nhất bởi nó có thể giúp người đọc định vị thông tin một hướng dẫn nhanh chóng và tiện lợi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn tạo bảng.
Bước 2: Chọn Chèn (Insert) > Bảng (Desk) > Chọn số ô trong bảng bạn muốn tạo.
Bước 3: Kết quả sẽ như hình bên dưới.
Hướng dẫn xây dựng sử dụng Google Docs offline
Mặc dù Google Tài liệu là một sản phẩm dựa trên net nhưng bạn cỏ thể sử dụng nó khi ngoại tuyến. Bạn cần tải xuống tiện ích mở rộng cho Chrome và đảm bảo trước đó bạn đã bật tệp để sử dụng ngoại tuyến. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tệp sẽ cập nhật vào lần tiếp theo bạn kết nối với web.
Bước 1: Tải xuống và thêm vào Google Tài liệu ngoại tuyến tại đây.
Bước 2: Truy cập tại đây để vào trang chính của Google Docs.
Bước 3: Trang trang chính, nhấp chọn biểu tượng 3 dấu gạch ngang trên cùng bên trái.
Bước 4: Chọn Cài đặt (Settings).
Bước 5: Trong hộp thoại Cài đặt, tại phần Ngoại tuyến, chuyển sang nút bật và nhấp OK.
Phương pháp sử dụng Google Docs trên điện thoại
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Docs trên Android
Bước 1: Nhấp vào đây để cài đặt Google Docs trên Android.
Bước 2: Sau khi cài đặt, bạn hãy đăng nhập để vào tài liệu của bạn.
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Docs trên iPhone
Bước 1: Nhấp vào đây để cài đặt Google Docs trên iPhone.
Bước 2: Sau khi cài đặt, bạn hãy đăng nhập để vào tài liệu của bạn.
Trên đây, ThuthuatOffice đã hướng dẫn các bạn hướng dẫn sử dụng Google Docs cực hiệu quả và đơn giản. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì các bạn có thể để lại comment bên dưới để được giải đáp sớm nhất. Hoặc xem thêm một số bài viết giúp bạn có nhiều tác vụ hơn với Google Workspace với các bài viết dưới đây.
- Google Meet là gì?
- Gmail là gì?
- Google Kind là gì?
Mong rằng những thông tin share về hướng dẫn sử dụng Google Docs sẽ có ích cho bạn. Nếu bạn thấy hữu ích thì đừng quên Thích, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên, nơi chứa đựng nhiều kiến thức hay ho dành riêng cho dân văn phòng nhé.
Docs –
-
Phương pháp tích hợp Icons8 vào Google Docs để có thêm nhiều icon mà bình thường không có
-
Phương pháp in trong Google Docs nhanh nhất chỉ vài cái nhấp chuột
-
Những tính năng cơ bản của Google Docs mà user không thể bỏ qua
-
Google Docs là gì? Giới thiệu khái quát ứng dụng soạn thảo văn bản đa nền tảng, kẻ cạnh tranh với Microsoft Phrase
